Politique de confidentialité d'Inkmel
Version 1.0 du 26 octobre 2026 · entrée en vigueur le 26 octobre 2026
Adresse permanente de cette version : https://inkmel.app/legal/confidentialite/v1.0. Versions précédentes : version 0.9 du 24 octobre 2026.
Cette politique explique quelles données personnelles Inkmel traite, pourquoi, combien de temps et quels sont vos droits. Elle s'adresse :
- aux collaborateurs d'une organisation cliente dont les mails reçoivent une signature Inkmel ;
- aux administrateurs et membres de la console Inkmel, dont les propriétaires qui reçoivent les e-mails de service ;
- aux payeurs d'un abonnement ;
- aux personnes qui contactent L-Consult (support, contact, vie privée) ou qui visitent le site https://inkmel.app.
1. Qui est responsable ?
Inkmel est édité par L-Consult srl (« L-Consult »), siège social Rue Sauvenière 12, 4530 Warnant-Dreye (Belgique), numéro d'entreprise 0612.967.942. Contact pour la vie privée : privacy@lconsult.be, ou par courrier au siège social. L-Consult n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO) : cette adresse est le point de contact pour toute question sur vos données.
Inkmel traite des données dans deux rôles différents :
| Données | Qui décide ? | Rôle de L-Consult |
|---|---|---|
| Annuaire de l'organisation, champs personnalisés, photos, modèles de signature | L'organisation cliente, votre employeur ou votre organisation | Sous-traitant : L-Consult traite ces données pour le compte de l'organisation, selon un accord de traitement des données (DPA) |
| Compte de la console, facturation, e-mails de service, support, demandes de contact, sécurité du service, environnement de test d'Inkmel | L-Consult | Responsable de traitement |
Données à double usage : les données des membres de la console et le journal d'audit servent à la fois à l'organisation cliente (gestion de ses membres, traçabilité de leurs actions) et à L-Consult (connexion, sécurité, e-mails de service aux propriétaires). Ils figurent donc dans la section 4 ci-dessous et dans l'annexe 1 du DPA.
Vous êtes un collaborateur d'une organisation cliente ? Votre organisation décide de l'usage d'Inkmel et des données de votre signature. Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d'abord à elle. L-Consult l'aide à vous répondre.
2. Ce que fait Inkmel, et ce qu'il ne fait pas
Inkmel ajoute une signature à vos nouveaux mails, à vos réponses et à vos transferts dans Outlook. Pour cela, il lit une partie de l'annuaire Microsoft 365 de votre organisation : votre nom, votre fonction, votre service et vos coordonnées professionnelles.
Inkmel ne lit jamais le contenu, les destinataires ni l'objet de vos mails. À l'ouverture d'un mail, le complément envoie seulement à Inkmel une preuve de votre identité délivrée par Microsoft et le type de mail (nouveau, réponse, transfert, rendez-vous).
Seule exception : le mail qu'un membre de la console envoie lui-même à son adresse d'import temporaire pour importer sa signature (section 3).
3. Données traitées pour le compte des organisations clientes
L-Consult agit ici comme sous-traitant. Le détail figure dans l'annexe 1 du DPA.
| Données | Origine | Finalité |
|---|---|---|
| Identifiant Microsoft, adresse e-mail, nom d'utilisateur principal, nom, prénom, fonction, service, société, bureau, téléphones professionnel et mobile, adresse postale professionnelle, compte activé ou non | Annuaire Microsoft 365 (Entra ID) de l'organisation, synchronisé chaque heure | Composer votre signature ; choisir le bon modèle |
| Groupes dont vous êtes membre (identifiants et noms) | Annuaire Microsoft 365 | Choisir le modèle selon des règles par groupe |
| Valeurs saisies pour vous (par exemple un lien LinkedIn, une photo, une fonction commerciale) | Saisie ou import par un administrateur de votre organisation | Composer votre signature |
| Signature calculée | Calcul par Inkmel | Insertion dans votre mail ; gardée 15 minutes au plus en mémoire |
| Signature importée (texte, mise en forme et images) ; trace de la demande d'import et liste des valeurs remplacées par des variables | Collée ou déposée dans la console, ou envoyée par e-mail à une adresse d'import temporaire, par le membre qui importe sa propre signature | Créer un brouillon de modèle de signature ; aider ce membre à le vérifier |
Les comptes invités, les comptes externes et les comptes sans adresse e-mail ne sont jamais enregistrés.
Import d'une signature : un membre de la console peut partir de sa signature Outlook actuelle, en la collant dans la console, en déposant son fichier et ses images, ou en l'envoyant par e-mail. Inkmel nettoie la mise en forme, ajoute les images à la bibliothèque d'images de l'organisation (il télécharge lui-même celles qui sont hébergées sur un site public, puis les ré-encode sans métadonnées) et remplace par des variables les coordonnées qui correspondent aux données de ce membre dans Inkmel. Le contenu importé n'est conservé que dans le brouillon de modèle créé et dans la bibliothèque d'images. Inkmel garde une trace de la demande et la liste des valeurs d'origine remplacées par des variables : seul le membre qui a importé la signature peut la consulter, et seulement tant que le brouillon n'a jamais été publié.
Import par e-mail : la console donne au membre une adresse d'import temporaire, valable 24 heures pour un seul mail. Le membre y envoie, depuis sa boîte Microsoft 365, un mail qui contient sa signature. Ce mail est reçu par la passerelle de messagerie de L-Consult, sur son propre matériel en Belgique, sans prestataire ; le spam y est refusé directement, sans mise en quarantaine. Inkmel vérifie que le mail vient bien du membre qui a demandé l'adresse et n'enregistre pas l'adresse de l'expéditeur. Il garde seulement la partie HTML du mail et ses images, le temps de l'import (2 heures 5 minutes au plus), puis les supprime. La passerelle garde un suivi des messages et des journaux (adresse de l'expéditeur, adresse d'import, date) pendant 30 jours au plus.
Photos : une photo est ré-encodée sans ses métadonnées (dont la localisation), puis stockée et publiée à une adresse non devinable pour s'afficher dans vos mails. Une fois un mail envoyé, l'image peut être copiée par le service de messagerie du destinataire : ces copies échappent à Inkmel.
Accès du support : une personne du support de L-Consult ne consulte ces données qu'avec l'autorisation préalable d'un propriétaire ou d'un administrateur de votre organisation, donnée pour 24 heures, en lecture seule ; chaque session figure dans le journal d'audit de votre organisation (DPA, article 5).
Durées : un collaborateur supprimé de l'annuaire est supprimé d'Inkmel 30 jours plus tard ; une demande d'import de signature, avec la liste des valeurs remplacées, est supprimée 30 jours après son expiration, soit environ 31 jours après l'import (le brouillon créé reste un modèle de l'organisation) ; le contenu d'un mail d'import est supprimé 2 heures 5 minutes au plus après sa réception, et le suivi de la passerelle de messagerie après 30 jours au plus ; les données d'une organisation qui quitte Inkmel sont supprimées 30 jours après la résiliation ; les sauvegardes sont conservées 30 jours au plus. Toutes les durées : DPA, annexe 1, section 6.
4. Données traitées par L-Consult comme responsable de traitement
| Finalité | Données | Base légale | Durée |
|---|---|---|---|
| Accès à la console : connexion, rôles, invitations | Identifiant Microsoft, adresse e-mail, nom affiché, rôle, date de dernière connexion du membre | Exécution du contrat avec l'organisation cliente ; intérêt légitime de L-Consult à sécuriser l'accès | Tant que la personne est membre ; l'adresse d'un membre invité ou retiré reste dans le journal d'audit 12 mois |
| Journal d'audit de l'organisation | Auteur, date et nature des actions dans la console | Intérêt légitime (sécurité, traçabilité pour l'organisation) | 12 mois |
| Preuve de l'acceptation des textes (CGU et DPA) | Texte et version acceptés, date et heure, voie (inscription ou connexion suivante), identifiant interne du membre, identifiants Microsoft de la personne qui accepte et de son organisation, rôle d'administrateur qui l'habilitait ; ni adresse IP, ni navigateur, ni nom, ni adresse e-mail | Exécution du contrat ; intérêt légitime de L-Consult à prouver l'existence du contrat | Tant que l'organisation existe dans Inkmel ; supprimée avec ses données, 30 jours après la résiliation |
| Facturation d'un abonnement payant | Chez Stripe : adresse e-mail et adresse de facturation, raison sociale, numéro de TVA, moyen de paiement, saisis par le payeur sur les pages de Stripe (les données de carte ne passent jamais par Inkmel). Chez Inkmel : nom de l'organisation, forfait, périodicité, statut et dates de l'abonnement, identifiants techniques de Stripe. Comptabilité de L-Consult : factures | Exécution du contrat ; obligations légales comptables et fiscales | Côté Inkmel : supprimées avec les données de l'organisation ; factures et pièces comptables : 10 ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur émission ; chez Stripe, selon ses propres obligations, même après la suppression des données de l'organisation |
| E-mails de service aux propriétaires, envoyés par Brevo : avertissements avant la fin de l'essai gratuit, pendant un délai de grâce et à l'entrée en mode restreint | Adresse e-mail des propriétaires (celle de l'annuaire Microsoft 365 synchronisé, ou à défaut celle de leur fiche de membre), nom affiché, nom de l'organisation ; trace de l'envoi (type, date, nombre de destinataires, sans adresse) ; suivi anonyme des ouvertures et des clics par Brevo | Exécution du contrat (messages de service, sans désinscription possible) | Aucune copie de l'adresse n'est gardée pour l'envoi ; trace de l'envoi supprimée avec les données de l'organisation ; journal d'audit 12 mois ; chez Brevo : journaux d'envoi 1 mois, sans conservation du contenu des e-mails (aperçus désactivés) |
| Support | Échanges avec le support (nom, adresse e-mail, contenu de la demande, pièces jointes éventuelles). Pour l'accès du support : identifiant, nom et identifiant de connexion de la personne du support, sessions, motif et domaines consultés | Exécution du contrat ; intérêt légitime | Échanges : 3 ans après le dernier échange ; traces de l'accès du support : 12 mois |
| Demandes de contact et de démonstration envoyées à contact@lconsult.be (adresse de la page Contact du site) : questions avant de commencer, demande d'une démonstration | Nom, adresse e-mail, organisation, et ce que vous choisissez d'écrire (par exemple le nombre approximatif d'utilisateurs, les versions d'Outlook utilisées, vos disponibilités) ; échanges qui suivent, dont le créneau convenu pour une démonstration | Mesures précontractuelles prises à votre demande (question sur l'offre, démonstration) ; intérêt légitime de L-Consult à répondre aux autres messages | 3 ans après le dernier échange, puis supprimées |
| Sécurité et bon fonctionnement | Journaux techniques : identifiants internes, codes et compteurs, sans nom, adresse e-mail ni adresse IP. Le point d'entrée des serveurs (proxy), le relais des images https://cdn.inkmel.app et le site https://inkmel.app ne tiennent aucun journal d'accès : votre adresse IP n'y est pas enregistrée |
Intérêt légitime (sécurité, prévention des abus) | 30 jours |
| Limitation de débit (protection contre les abus) | Compteurs de requêtes dont la clé est votre identifiant Microsoft, celui de votre organisation, ou votre adresse IP pour les adresses publiques du service et les échecs de connexion ; conservés en mémoire seulement, jamais écrits dans un journal, sur disque ni en base | Intérêt légitime (sécurité, prévention des abus) | Quelques minutes (fenêtre de comptage d'1 ou 10 minutes) ; effacés au plus tard au redémarrage du serveur |
| Environnement de test d'Inkmel | Comptes de l'organisation de test de L-Consult (comptes de test ou personnes informées) : les données de la section 3 pour cette seule organisation | Intérêt légitime (mise au point du service) | Tant que dure l'environnement de test ; sauvegardes 7 jours |
| Prospection | Aucune : L-Consult n'utilise pas ces données pour de la prospection et n'envoie aucune lettre d'information. Les seuls e-mails automatiques sont les messages de service et de facturation ci-dessus | — | — |
Vous écrivez à contact@lconsult.be ? Votre message sert uniquement à vous répondre : répondre à votre question, ou convenir avec vous d'une démonstration et la faire. Il n'est pas utilisé pour de la prospection et vous n'êtes inscrit à aucune liste. Il est reçu dans la messagerie Microsoft 365 de L-Consult (sections 5 et 6). La démonstration se fait dans Microsoft Teams, avec une organisation de démonstration fictive : aucune donnée de votre organisation n'y est montrée, et la démonstration n'est pas enregistrée. Les messages sont supprimés 3 ans après le dernier échange. Vous pouvez demander leur suppression plus tôt à privacy@lconsult.be ou en répondant à l'échange.
5. Destinataires
- Les personnes habilitées de L-Consult, dans la limite de leurs tâches.
- Les membres de la console de votre organisation, selon leur rôle.
- Les prestataires de L-Consult listés dans la liste des sous-traitants : Scaleway (stockage des images, stockage des copies de sauvegarde chiffrées), Wallonie Data Center (centre de données où sont installés les serveurs de L-Consult, sans accès aux données), Stripe (paiement et factures) et Brevo (envoi des e-mails de service).
- Pour les e-mails que vous adressez à L-Consult (support, contact, vie privée) : sa messagerie Microsoft 365 (Exchange Online), fournie par Microsoft.
- Pour la comptabilité de L-Consult (factures) : son comptable externe, Gesfico srl, qui tient sa comptabilité avec le logiciel Sage BOB 50.
- Les destinataires de vos mails, qui reçoivent votre signature.
- Les autorités, sur demande légale.
L-Consult ne vend aucune donnée et ne s'en sert pas pour de la publicité.
6. Où sont les données ?
Dans l'Union européenne :
- les serveurs d'Inkmel sont exploités par L-Consult en Belgique, dans le centre de données de Wallonie Data Center (Rue de la Métallurgie 17, 4530 Villers-le-Bouillet) ;
- la base de données est installée sur ces mêmes serveurs, qui appartiennent à L-Consult et sont administrés par L-Consult, en Belgique ;
- les images des signatures et les copies de sauvegarde chiffrées sont stockées chez Scaleway, en France (région Paris) ; les images sont diffusées aux destinataires des mails depuis les serveurs de L-Consult en Belgique (
https://cdn.inkmel.app).
Brevo (Sendinblue SAS, France) envoie les e-mails de service : ses lieux de traitement, ses propres sous-traitants et les garanties d'un éventuel transfert hors de l'Union européenne sont ceux que Brevo publie dans son accord de traitement des données, annexé à ses conditions d'utilisation (https://www.brevo.com/legal/termsofuse/).
Hors de l'Union européenne : Stripe peut transférer les données de facturation vers Stripe, LLC (États-Unis) et ses sous-traitants, sous le cadre UE–États-Unis de protection des données et des clauses contractuelles types (accord de traitement des données de Stripe).
Les e-mails adressés à L-Consult sont conservés dans sa messagerie Microsoft 365. Pour ses clients de l'Union européenne, Microsoft s'engage à stocker et à traiter ces données dans l'Union européenne (« frontière des données de l'UE »), sous réserve des exceptions limitées prévues par ses propres conditions.
7. Cookies et stockage dans le navigateur
- La console ne dépose aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Elle garde le jeton de connexion Microsoft dans le stockage de session du navigateur (
sessionStorage), effacé à la fermeture de l'onglet. Ce stockage est strictement nécessaire à la connexion. - Le complément Outlook ne stocke aucune donnée dans le navigateur : le jeton reste en mémoire le temps de l'insertion.
- La connexion passe par les pages de Microsoft, qui utilisent leurs propres cookies (voir la déclaration de confidentialité de Microsoft). Le paiement passe par les pages de Stripe, qui utilisent leurs propres cookies (voir la politique de confidentialité de Stripe).
- Le site https://inkmel.app (présentation d'Inkmel, support et pages légales) ne dépose aucun cookie, n'exécute aucun script et ne charge aucune ressource d'un autre site ; il n'y a aucune mesure d'audience. Ni le site ni le point d'entrée des serveurs ne tiennent de journal d'accès : les adresses IP des visiteurs ne sont pas enregistrées.
- Les e-mails de service envoyés par Brevo contiennent un suivi anonyme des ouvertures et des clics (lien de redirection et petite image de suivi), non rattaché à une personne.
8. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, leur portabilité, et vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime.
- Pour les données de votre signature (section 3) : adressez-vous à votre organisation. Ses administrateurs peuvent consulter, corriger ou supprimer les valeurs saisies pour vous dans la console. Les données de l'annuaire se corrigent dans Microsoft 365.
- Pour les données de la section 4 : écrivez à privacy@lconsult.be. Une demande envoyée à contact@lconsult.be ou à support@lconsult.be est aussi traitée. L-Consult répond dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe.
Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Belgique), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, https://www.autoriteprotectiondonnees.be, ou de l'autorité de votre pays de résidence ou de travail (en France, la CNIL).
9. Sécurité
Les mesures de sécurité sont décrites dans l'annexe 2 du DPA : isolation stricte entre organisations, connexion par compte Microsoft, accès à l'annuaire en lecture seule, accès du support seulement sur autorisation, chiffrement des échanges, nettoyage des contenus, suppression automatique des données expirées.
10. Modifications
L-Consult peut mettre à jour cette politique. La date de version figure en tête. Un changement important est annoncé sur cette page et par un e-mail de L-Consult aux propriétaires des organisations clientes.