Politique de confidentialité d'Inkmel
Version 0.9 du 24 octobre 2026 · entrée en vigueur le 24 octobre 2026
Version archivée, remplacée le 26 octobre 2026 par la version 1.0. Lire la version en vigueur.
Cette politique explique quelles données personnelles Inkmel traite, pourquoi, combien de temps et quels sont vos droits. Elle s'adresse :
- aux collaborateurs d'une organisation cliente dont les mails reçoivent une signature Inkmel ;
- aux administrateurs et membres de la console Inkmel ;
- aux payeurs d'un abonnement (après la bêta : aucun paiement n'a lieu pendant la bêta) ;
- aux personnes qui contactent le support.
1. Qui est responsable ?
Inkmel est édité par L-Consult srl (« L-Consult »), siège social Rue Sauvenière 12, 4530 Warnant-Dreye (Belgique), numéro d'entreprise 0612.967.942. Contact pour la vie privée : privacy@lconsult.be, ou par courrier au siège social. L-Consult n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO) : cette adresse est le point de contact pour toute question sur vos données.
Inkmel traite des données dans deux rôles différents :
| Données | Qui décide ? | Rôle de L-Consult |
|---|---|---|
| Annuaire de l'organisation, champs personnalisés, photos, modèles de signature | L'organisation cliente, votre employeur ou votre organisation | Sous-traitant : L-Consult traite ces données pour le compte de l'organisation, selon un accord de traitement des données (DPA) |
| Compte de la console, facturation, support, sécurité du service, environnement de test d'Inkmel | L-Consult | Responsable de traitement |
Données à double usage : les données des membres de la console et le journal d'audit servent à la fois à l'organisation cliente (gestion de ses membres, traçabilité de leurs actions) et à L-Consult (connexion, sécurité). Ils figurent donc dans la section 4 ci-dessous et dans l'annexe 1 du DPA.
Vous êtes un collaborateur d'une organisation cliente ? Votre organisation décide de l'usage d'Inkmel et des données de votre signature. Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d'abord à elle. L-Consult l'aide à vous répondre.
2. Ce que fait Inkmel, et ce qu'il ne fait pas
Inkmel ajoute une signature à vos mails et rendez-vous dans Outlook. Pour cela, il lit une partie de l'annuaire Microsoft 365 de votre organisation : votre nom, votre fonction, votre service et vos coordonnées professionnelles.
Inkmel ne lit jamais le contenu, les destinataires ni l'objet de vos mails. À l'ouverture d'un mail, le complément envoie seulement à Inkmel une preuve de votre identité délivrée par Microsoft et le type de mail (nouveau, réponse, transfert, rendez-vous).
L'import d'une signature par e-mail, qui traitera le mail que vous enverrez vous-même à une adresse d'import temporaire, n'est pas en service pendant la bêta ; cette politique sera complétée avant sa mise en service.
3. Données traitées pour le compte des organisations clientes
L-Consult agit ici comme sous-traitant. Le détail figure dans l'annexe 1 du DPA.
| Données | Origine | Finalité |
|---|---|---|
| Identifiant Microsoft, adresse e-mail, nom d'utilisateur principal, nom, prénom, fonction, service, société, bureau, téléphones professionnel et mobile, adresse postale professionnelle, compte activé ou non | Annuaire Microsoft 365 (Entra ID) de l'organisation, synchronisé chaque heure | Composer votre signature ; choisir le bon modèle |
| Groupes dont vous êtes membre (identifiants et noms) | Annuaire Microsoft 365 | Choisir le modèle selon des règles par groupe |
| Valeurs saisies pour vous (par exemple un lien LinkedIn, une photo, une fonction commerciale) | Saisie ou import par un administrateur de votre organisation | Composer votre signature |
| Signature calculée | Calcul par Inkmel | Insertion dans votre mail ; gardée 15 minutes au plus en mémoire |
| Signature importée (texte, mise en forme et images) ; trace de la demande d'import et liste des valeurs remplacées par des variables | Collée ou déposée dans la console par le membre qui importe sa propre signature | Créer un brouillon de modèle de signature ; aider ce membre à le vérifier |
Les comptes invités, les comptes externes et les comptes sans adresse e-mail ne sont jamais enregistrés.
Import d'une signature (lorsque la fonction est disponible dans la console) : un membre de la console peut partir de sa signature Outlook actuelle, en la collant dans la console ou en déposant son fichier et ses images. Inkmel nettoie la mise en forme, ajoute les images à la bibliothèque d'images de l'organisation (il télécharge lui-même celles qui sont hébergées sur un site public, puis les ré-encode sans métadonnées) et remplace par des variables les coordonnées qui correspondent aux données de ce membre dans Inkmel. Le contenu importé n'est conservé que dans le brouillon de modèle créé et dans la bibliothèque d'images. Inkmel garde une trace de la demande et la liste des valeurs d'origine remplacées par des variables : seul le membre qui a importé la signature peut la consulter, et seulement tant que le brouillon n'a jamais été publié.
Photos : une photo est ré-encodée sans ses métadonnées (dont la localisation), puis stockée et publiée à une adresse non devinable pour s'afficher dans vos mails. Une fois un mail envoyé, l'image peut être copiée par le service de messagerie du destinataire : ces copies échappent à Inkmel.
Durées : un collaborateur supprimé de l'annuaire est supprimé d'Inkmel 30 jours plus tard ; une demande d'import de signature, avec la liste des valeurs remplacées, est supprimée 30 jours après son expiration, soit environ 31 jours après l'import (le brouillon créé reste un modèle de l'organisation) ; les données d'une organisation qui quitte Inkmel sont supprimées 30 jours après la résiliation ; les sauvegardes sont conservées 30 jours au plus. Toutes les durées : DPA, annexe 1, section 6.
4. Données traitées par L-Consult comme responsable de traitement
| Finalité | Données | Base légale | Durée |
|---|---|---|---|
| Accès à la console : connexion, rôles, invitations | Identifiant Microsoft, adresse e-mail, nom affiché, rôle, date de dernière connexion du membre | Exécution du contrat avec l'organisation cliente ; intérêt légitime de L-Consult à sécuriser l'accès | Tant que la personne est membre ; l'adresse d'un membre invité ou retiré reste dans le journal d'audit 12 mois |
| Journal d'audit de l'organisation | Auteur, date et nature des actions dans la console | Intérêt légitime (sécurité, traçabilité pour l'organisation) | 12 mois |
| Preuve de l'acceptation des textes (CGU et DPA) à l'inscription d'une organisation | Texte et version acceptés, date et heure, voie (inscription), identifiant interne du membre, identifiants Microsoft de la personne qui accepte et de son organisation, rôle d'administrateur qui l'habilitait ; ni adresse IP, ni navigateur, ni nom, ni adresse e-mail | Exécution du contrat ; intérêt légitime de L-Consult à prouver l'existence du contrat | Tant que l'organisation existe dans Inkmel ; supprimée avec ses données, 30 jours après la résiliation |
| Facturation d'un abonnement | Aucune pendant la bêta (service gratuit, aucun prestataire de paiement). Après la bêta, cette politique sera complétée avant l'ouverture des paiements | — | — |
| Support | Échanges avec le support (nom, adresse e-mail, contenu de la demande) ; pendant la bêta, ce que vous montrez lors d'un partage d'écran que vous lancez vous-même, que L-Consult n'enregistre jamais et dont il ne fait aucune capture | Exécution du contrat ; intérêt légitime | 3 ans après le dernier échange |
| Sécurité et bon fonctionnement | Journaux techniques : identifiants internes, codes et compteurs, sans nom, adresse e-mail ni adresse IP. Le point d'entrée des serveurs (proxy) et le site https://inkmel.app ne tiennent aucun journal d'accès : votre adresse IP n'y est pas enregistrée | Intérêt légitime (sécurité, prévention des abus) | 30 jours |
| Limitation de débit (protection contre les abus) | Compteurs de requêtes dont la clé est votre identifiant Microsoft, celui de votre organisation, ou votre adresse IP pour les adresses publiques du service et les échecs de connexion ; conservés en mémoire seulement, jamais écrits dans un journal, sur disque ni en base | Intérêt légitime (sécurité, prévention des abus) | Quelques minutes (fenêtre de comptage d'1 ou 10 minutes) ; effacés au plus tard au redémarrage du serveur |
| Environnement de test d'Inkmel | Comptes de l'organisation de test de L-Consult (comptes de test ou personnes informées) : les données de la section 3 pour cette seule organisation | Intérêt légitime (mise au point du service) | Tant que dure l'environnement de test ; sauvegardes 7 jours |
| Prospection | Aucune : L-Consult n'utilise pas ces données pour de la prospection, et Inkmel n'envoie aucun e-mail automatique | — | — |
Inkmel ne demande aucune donnée de paiement pendant la bêta.
5. Destinataires
- Les personnes habilitées de L-Consult, dans la limite de leurs tâches.
- Les membres de la console de votre organisation, selon leur rôle.
- Les prestataires de L-Consult listés dans la liste des sous-traitants : Scaleway (stockage des images, stockage des copies de sauvegarde chiffrées) et Wallonie Data Center (centre de données où sont installés les serveurs de L-Consult, sans accès aux données).
- Pour les e-mails que vous adressez à L-Consult (support, contact, vie privée) : sa messagerie Microsoft 365 (Exchange Online), fournie par Microsoft.
- Pour la comptabilité de L-Consult (après la bêta, pour les factures) : son comptable externe, Gesfico srl, qui tient sa comptabilité avec le logiciel Sage BOB 50.
- Les destinataires de vos mails, qui reçoivent votre signature.
- Les autorités, sur demande légale.
L-Consult ne vend aucune donnée et ne s'en sert pas pour de la publicité.
6. Où sont les données ?
Dans l'Union européenne :
- les serveurs d'Inkmel sont exploités par L-Consult en Belgique, dans le centre de données de Wallonie Data Center (Rue de la Métallurgie 17, 4530 Villers-le-Bouillet) ;
- la base de données est installée sur ces mêmes serveurs, qui appartiennent à L-Consult et sont administrés par L-Consult, en Belgique ;
- les images des signatures et les copies de sauvegarde chiffrées sont stockées chez Scaleway, en France (région Paris) ; les images sont diffusées aux destinataires des mails depuis les serveurs de L-Consult en Belgique (
https://cdn.inkmel.app).
Les e-mails adressés à L-Consult sont conservés dans sa messagerie Microsoft 365. Pour ses clients de l'Union européenne, Microsoft s'engage à stocker et à traiter ces données dans l'Union européenne (« frontière des données de l'UE »), sous réserve des exceptions limitées prévues par ses propres conditions.
7. Cookies et stockage dans le navigateur
- La console ne dépose aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Elle garde le jeton de connexion Microsoft dans le stockage de session du navigateur (
sessionStorage), effacé à la fermeture de l'onglet. Ce stockage est strictement nécessaire à la connexion. - Le complément Outlook ne stocke aucune donnée dans le navigateur : le jeton reste en mémoire le temps de l'insertion.
- La connexion passe par les pages de Microsoft, qui utilisent leurs propres cookies (voir la déclaration de confidentialité de Microsoft).
- Le site https://inkmel.app (pages de support et pages légales) ne dépose aucun cookie, n'exécute aucun script et ne charge aucune ressource d'un autre site ; il n'y a aucune mesure d'audience. Ni le site ni le point d'entrée des serveurs ne tiennent de journal d'accès : les adresses IP des visiteurs ne sont pas enregistrées. Un futur site de présentation sera décrit ici avant sa mise en ligne.
8. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, leur portabilité, et vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime.
- Pour les données de votre signature (section 3) : adressez-vous à votre organisation. Ses administrateurs peuvent consulter, corriger ou supprimer les valeurs saisies pour vous dans la console. Les données de l'annuaire se corrigent dans Microsoft 365.
- Pour les données de la section 4 : écrivez à privacy@lconsult.be. L-Consult répond dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe.
Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Belgique), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, https://www.autoriteprotectiondonnees.be, ou de l'autorité de votre pays de résidence ou de travail (en France, la CNIL).
9. Sécurité
Les mesures de sécurité sont décrites dans l'annexe 2 du DPA : isolation stricte entre organisations, connexion par compte Microsoft, accès à l'annuaire en lecture seule, chiffrement des échanges, nettoyage des contenus, suppression automatique des données expirées.
10. Modifications
L-Consult peut mettre à jour cette politique. La date de version figure en tête. Un changement important est annoncé sur cette page et par un e-mail de L-Consult aux propriétaires des organisations clientes.