Conditions générales d'utilisation d'Inkmel

Version 1.0 du 26 octobre 2026 · entrée en vigueur le 26 octobre 2026

Adresse permanente de cette version : https://inkmel.app/legal/cgu/v1.0. Versions précédentes : version 0.9 du 24 octobre 2026.

1. Qui sommes-nous ?

Inkmel est un service de signatures d'e-mail pour Microsoft 365, édité par L-Consult srl (« L-Consult »), société à responsabilité limitée dont le siège social est situé Rue Sauvenière 12, 4530 Warnant-Dreye (Belgique), inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0612.967.942, RPM Liège, division Huy, numéro de TVA BE0612.967.942. Le siège social reçoit aussi le courrier.

Contact : contact@lconsult.be.

Inkmel est un produit indépendant. Il n'est ni édité, ni approuvé, ni soutenu par Microsoft. Microsoft 365, Outlook, Exchange Online et Entra ID sont des marques de Microsoft Corporation.

2. Définitions

• Service : Inkmel, c'est-à-dire le complément compatible avec Outlook, la console d'administration en ligne et l'API qui calcule les signatures.
• Client : l'organisation (société, association, administration…) qui inscrit son organisation Microsoft 365 au Service. Le Service est réservé aux professionnels et aux organisations : le Client agit à des fins professionnelles ou pour l'activité de son organisation, jamais en tant que consommateur. Le Service est proposé aux organisations établies dans l'Union européenne ; en s'inscrivant, l'Administrateur déclare que le Client y est établi.
• Administrateur : la personne qui inscrit le Client. Elle doit être administrateur général ou administrateur de rôle privilégié de l'organisation Microsoft 365 du Client.
• Membre : une personne qui a accès à la console pour le compte du Client, avec le rôle de propriétaire, d'administrateur ou d'éditeur.
• Propriétaire : le Membre qui a le rôle de propriétaire. Lui seul choisit et paie un forfait, et résilie l'organisation.
• Utilisateur final : un collaborateur du Client dont les mails reçoivent une signature. Il n'utilise pas la console.
• Utilisateur actif : un utilisateur de l'annuaire du Client synchronisé par le Service, dont le compte est activé et n'est pas supprimé. Les invités, les comptes externes et les comptes sans adresse ne sont pas synchronisés, donc pas comptés.
• Données du Client : les données que le Client confie au Service ou que le Service lit pour son compte (annuaire, champs personnalisés, modèles, images, données de l'entreprise).
• Forfait : la formule de l'organisation du Client : Gratuit, Starter, Business, Pro ou sur devis. Les forfaits payants sont régis par les conditions générales de vente (CGV).
• Essai : la période gratuite de 30 jours qui suit l'inscription (article 7.2).
• Délai de grâce : les 14 jours laissés au Client pour revenir dans les limites de son forfait (article 7.4).
• Mode restreint : le fonctionnement réduit du Service à la fin d'un délai de grâce (article 7.5).

3. Objet et documents applicables

Les présentes CGU fixent les règles d'utilisation du Service par le Client, quel que soit son forfait, gratuit ou payant, essai compris.

Le contrat entre L-Consult et le Client se compose, par ordre de priorité décroissante :

1. l'accord de traitement des données (DPA) et ses annexes, pour tout ce qui touche aux données personnelles ;
2. les CGV, pour un forfait payant ;
3. les présentes CGU.

La politique de confidentialité informe les personnes concernées ; elle ne fait pas partie du contrat.

Les conditions générales du Client ne s'appliquent pas, sauf accord écrit de L-Consult.

4. Inscription et acceptation

1. L'Administrateur se connecte à la console (https://admin.inkmel.app) avec son compte Microsoft 365 et inscrit l'organisation du Client.
2. Avant l'inscription, il accepte les CGU et le DPA au nom du Client en cochant les deux cases prévues. Il déclare avoir le pouvoir d'engager le Client. Les CGV ne sont pas acceptées à l'inscription : elles le sont à la souscription d'un forfait payant, sur la page de paiement.
3. Il accorde ensuite, dans l'écran de consentement de Microsoft, l'accès en lecture à l'annuaire (permissions User.Read.All et GroupMember.Read.All). Sans ce consentement, le Service ne fonctionne pas.
4. L-Consult enregistre la version des textes acceptés, la date et l'heure de l'acceptation, ainsi que les identifiants Microsoft de la personne qui accepte et de son organisation et son rôle d'administrateur. Ni son adresse IP ni son navigateur ne sont enregistrés. Cette preuve est conservée tant que l'organisation du Client existe dans le Service (voir l'article 14).
5. Propriétaires : l'Administrateur qui inscrit le Client en devient le premier propriétaire. À tout moment, un administrateur général ou un administrateur de rôle privilégié de l'organisation Microsoft 365 du Client peut devenir propriétaire dans la console (« Devenir propriétaire »), y compris quand plus aucun propriétaire n'est joignable ou que l'organisation est résiliée sans être encore supprimée. Cette action vaut instruction du Client et figure dans le journal d'audit. L-Consult ne nomme jamais lui-même un propriétaire et n'accède pas aux Données du Client pour le faire.

5. Description du Service

Le Service :

• synchronise chaque heure une partie de l'annuaire Entra ID du Client (nom, fonction, service, coordonnées professionnelles, groupes ; liste complète dans l'annexe 1 du DPA) ; les invités, les comptes externes et les comptes sans adresse ne sont pas synchronisés ;
• permet de créer des modèles de signature (éditeur par blocs ou HTML), de les publier et d'en garder l'historique ;
• permet d'importer une signature existante en la collant, en déposant son fichier ou en l'envoyant par e-mail à une adresse d'import temporaire, pour en faire un brouillon de modèle ;
• permet d'ajouter des champs personnalisés par utilisateur (saisie ou import CSV) et de remplacer localement une valeur de l'annuaire ;
• héberge les images des signatures (logos, bannières, icônes, photos) ;
• attribue un modèle à chaque utilisateur selon des règles (tous, service, groupe, utilisateur) ;
• insère la signature dans les nouveaux mails, les réponses et les transferts, grâce au complément déployé par le Client ;
• permet aux propriétaires et aux administrateurs de télécharger à tout moment un export complet de l'organisation (article 14).

Import par e-mail : le Membre génère dans la console une adresse d'import temporaire, valable 24 heures pour un seul mail, puis y envoie, depuis sa propre boîte Microsoft 365, un mail de 2 Mo au plus qui contient sa signature. Seul un mail envoyé par ce Membre est accepté. Le mail est reçu par la passerelle de messagerie de L-Consult, sans autre prestataire, et son contenu est supprimé dès la fin de l'import (DPA, annexe 1).

Le Service ne lit jamais le contenu, les destinataires ni l'objet des mails envoyés par les Utilisateurs finaux. Seule exception : le mail qu'un Membre envoie lui-même à son adresse d'import.

Clients Outlook pris en charge : Outlook sur le web, nouvel Outlook pour Windows, Outlook classique pour Windows (version 2409 ou plus), Outlook pour Mac (nouvelle interface), Outlook pour iOS et Android, avec des boîtes Exchange Online. Les autres clients de messagerie, Exchange sur site, les boîtes partagées et le changement d'expéditeur ne sont pas pris en charge.

L-Consult peut faire évoluer le Service. Une évolution qui supprime une fonction essentielle est annoncée au moins 30 jours à l'avance, par e-mail aux propriétaires.

6. Obligations du Client

Le Client :

• déploie lui-même le complément dans son organisation Microsoft 365 et prévient ses Utilisateurs finaux ; il sait que la signature configurée dans Outlook par chaque utilisateur est désactivée quand le complément insère la sienne ;
• choisit les Membres et leurs rôles, et retire l'accès d'une personne qui quitte l'organisation ;
• reste responsable du contenu de ses modèles, de ses images et de ses champs (droits d'auteur, droit à l'image, marques, mentions légales obligatoires, exactitude), y compris des images téléchargées depuis un site tiers lors d'un import ;
• vérifie le rendu de ses signatures, notamment chez des destinataires qui n'utilisent pas Outlook ;
• respecte la réglementation sur les données personnelles en tant que responsable de traitement (voir le DPA), notamment pour les photos de ses collaborateurs ;
• garde sous sa responsabilité les fichiers qu'il exporte (export CSV ou export complet, par exemple).

Il est interdit :

• d'utiliser le Service pour envoyer ou faciliter des contenus illicites, trompeurs, d'hameçonnage ou de logiciels malveillants ;
• de tenter d'accéder aux données d'une autre organisation, de contourner les limites techniques ou de tester la sécurité du Service sans accord écrit de L-Consult ;
• de surcharger volontairement le Service (les limites de débit et les quotas de l'article 7 s'appliquent) ;
• de revendre le Service sans accord écrit de L-Consult.

7. Forfaits, essai gratuit et limites

7.1 Limites et quotas

Par organisation : 100 modèles, 50 champs personnalisés, 50 Membres, 1 000 images et 100 Mio d'images au total, images de 5 Mio au plus à l'envoi. Le nombre d'Utilisateurs actifs est limité par le forfait : 5 pour le forfait Gratuit ; les plafonds des forfaits payants figurent dans les CGV. Des limites de débit protègent le Service : au-delà, la console demande de réessayer plus tard.

7.2 Essai gratuit

1. Toute organisation inscrite bénéficie d'un essai gratuit de 30 jours à partir de son inscription, avec les fonctions du forfait Pro. Aucun moyen de paiement n'est demandé. Pendant l'essai, le nombre d'Utilisateurs actifs n'est pas contrôlé.
2. Le Client peut souscrire un forfait payant pendant l'essai : les jours d'essai restants sont conservés (CGV).
3. À partir de 7 jours avant la fin de l'essai, la console l'annonce par un bandeau.
4. Aucun passage automatique à un forfait payant : le Client ne paie rien sans avoir souscrit lui-même un forfait payant.

7.3 Forfait Gratuit

1. À la fin de l'essai sans forfait payant, l'organisation passe au forfait Gratuit, limité à 5 Utilisateurs actifs. Il en va de même à la fin d'un abonnement payant (annulation, impayé non régularisé) : la fin d'un abonnement ne résilie jamais l'organisation.
2. Le forfait Gratuit ne demande ni paiement ni abonnement. Il donne accès au Service dans les limites de l'article 7.1.

7.4 Dépassement et délai de grâce

1. Le nombre d'Utilisateurs actifs est relu après chaque synchronisation de l'annuaire et au moins une fois par heure.
2. S'il dépasse le plafond du forfait (forfait Gratuit après l'essai ou après un abonnement, ou forfait payant en cours), un délai de grâce de 14 jours commence. La console l'annonce par un bandeau, avec sa date de fin.
3. Pendant ce délai, le Service fonctionne normalement. Le Client peut choisir un forfait adapté, ou réduire le nombre d'Utilisateurs actifs (comptes désactivés dans Microsoft Entra ID, puis synchronisation de l'annuaire).
4. Le délai ne recommence pas et ne s'allonge pas tant que la situation n'est pas régularisée, même si sa cause change. Une fois la situation régularisée, un nouveau dépassement ouvre un nouveau délai de 14 jours.
5. Un abonnement payant dont un paiement est en cours de relance (CGV, article 10) reste couvert : le délai de grâce ne commence pas pendant les relances.

7.5 Mode restreint

1. Si la situation n'est pas régularisée à la fin du délai de grâce, l'organisation passe en mode restreint :
   • les signatures sont réduites au nom, à la fonction et au nom de l'organisation, sans image ni lien ;
   • la console passe en lecture seule. Restent possibles : choisir et payer un forfait, synchroniser l'annuaire, gérer l'accès du support, télécharger l'export complet et résilier l'organisation.
2. Le Service n'est jamais coupé brutalement et l'organisation n'est jamais résiliée automatiquement.
3. Le mode restreint prend fin dès que la situation est régularisée (forfait adapté, paiement, ou nombre d'Utilisateurs actifs réduit), au plus tard dans l'heure qui suit.

7.6 Avertissements par e-mail

L-Consult envoie un e-mail aux propriétaires de l'organisation, par son prestataire d'envoi (voir la liste des sous-traitants) :

• 7 jours avant la fin de l'essai gratuit, si aucun forfait payant n'a été souscrit ;
• au début d'un délai de grâce ;
• 3 jours avant la fin du délai de grâce ;
• à l'entrée en mode restreint.

Ces messages de service accompagnent le contrat et ne peuvent pas être désactivés. Un message non reçu ne change ni les délais ni les règles des articles 7.2 à 7.5 : la console affiche toujours la situation de l'organisation et ses dates.

8. Disponibilité

L-Consult met en œuvre des moyens raisonnables pour que le Service soit disponible et rapide. L'objectif interne de disponibilité de l'API de signature est de 99,9 %. Il ne constitue pas un engagement contractuel : L-Consult ne s'engage sur aucun niveau de service (SLA) et ne doit aucune compensation en cas d'indisponibilité.

Le Service est conçu pour ne jamais bloquer la rédaction d'un mail : en cas de panne, le mail part sans la signature d'Inkmel. Le Client peut à tout moment revenir aux signatures configurées dans Outlook, en désactivant ou en retirant le complément dans le centre d'administration Microsoft 365.

Sauvegardes et reprise après un sinistre. Les Données du Client sont sauvegardées deux fois par jour (DPA, annexe 2). L-Consult se fixe les objectifs suivants, sans engagement :

• en cas de sinistre, la perte de données est limitée aux 12 dernières heures au plus ;
• en cas de perte ou de corruption de la base de données ou de son stockage, L-Consult vise à remettre le Service en marche en 4 heures ;
• en cas de perte de l'ensemble des serveurs d'Inkmel, aucun délai de remise en marche n'est garanti, le temps de reconstruire l'hébergement ; les données restent restaurables à partir de la copie de sauvegarde gardée hors de ces serveurs, avec la même perte de 12 heures au plus.

Le Service dépend de Microsoft 365 (Outlook, Exchange Online, Entra ID, Microsoft Graph). L-Consult n'est pas responsable d'une indisponibilité ou d'un changement de ces services, ni des délais de déploiement de Microsoft (jusqu'à 24 heures, 72 heures après une modification).

Une maintenance qui risque de gêner le Client lui est annoncée, quand c'est possible, par un e-mail de L-Consult aux propriétaires de son organisation.

9. Support

Le support est assuré en français par e-mail à support@lconsult.be, les jours ouvrables belges. L-Consult vise une première réponse dans un délai de 2 jours ouvrables ; ce délai est un objectif, pas un engagement contractuel.

Accès du support aux Données du Client : le support ne consulte les Données du Client que si un propriétaire ou un administrateur l'y autorise au préalable dans la console (page « Accès du support »), pour 24 heures, autorisation renouvelable et révocable à tout moment. Cet accès est en lecture seule et chaque session figure dans le journal d'audit du Client. Ses règles sont fixées par le DPA (article 5). Sans autorisation, le support répond par e-mail, sans voir les Données du Client.

10. Propriété intellectuelle

L-Consult reste titulaire du Service, de son code, de sa marque et des modèles de la galerie. Le Client reçoit, pour la durée du contrat, un droit non exclusif et non cessible d'utiliser le Service pour son organisation, et d'utiliser les modèles de la galerie dans ses signatures.

Le Client reste titulaire de ses Données, de ses modèles et de ses images. Il accorde à L-Consult le droit de les héberger, de les reproduire et de les transformer (ré-encodage des images, préparation du HTML) dans la seule mesure nécessaire au Service.

Les signatures et les images déjà envoyées dans des mails restent chez leurs destinataires, hors du contrôle de L-Consult.

11. Données personnelles

Pour les Données du Client, L-Consult agit comme sous-traitant et le Client comme responsable de traitement. Le DPA fixe les engagements de chacun.

Pour les données de ses propres relations avec le Client (comptes des Membres, preuve de l'acceptation des textes, facturation, e-mails de service, support), L-Consult agit comme responsable de traitement : voir la politique de confidentialité.

12. Responsabilité

L-Consult est tenu d'une obligation de moyens.

L-Consult n'est pas responsable :

• du contenu des signatures, des modèles et des images du Client ;
• d'une signature absente, incomplète ou mal affichée chez un destinataire ;
• des dommages indirects : perte de chiffre d'affaires, de clientèle, d'image ou de données que le Client aurait pu sauvegarder.

La responsabilité totale de L-Consult, tous faits confondus, est limitée aux sommes payées par le Client à L-Consult pendant les 12 mois qui précèdent le fait générateur, ou à 1 000 euros si ce montant est plus élevé. Cette limite ne s'applique pas à la faute intentionnelle, à la fraude, ni aux cas où la loi interdit de la limiter.

13. Suspension

L-Consult peut suspendre l'accès du Client, après un avertissement sauf urgence, en cas de manquement grave aux présentes CGU (article 6), de risque pour la sécurité du Service ou d'autres clients, ou sur injonction d'une autorité.

Un dépassement du forfait ou un défaut de paiement n'entraîne pas de suspension : il suit les règles de l'article 7 (délai de grâce, puis mode restreint), sans coupure brutale.

14. Durée et résiliation

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée à partir de l'inscription.

Par le Client. Un propriétaire peut résilier l'organisation à tout moment, dans la console (page « Données et résiliation »), en saisissant de nouveau le nom de l'organisation. La confirmation est affichée dans la console.

• La résiliation a un effet immédiat : les signatures ne sont plus insérées et la console n'est plus accessible, sauf pour exporter les données ou annuler la résiliation.
• Si un abonnement payant est en cours, sa fin est programmée à la fin de la période payée, sans remboursement (CGV, article 8). L'annulation d'un abonnement payant, seule, ne résilie pas le contrat : l'organisation passe alors au forfait Gratuit (article 7.3).
• Un propriétaire peut annuler la résiliation dans la console pendant 29 jours. L'organisation reprend alors son état précédent ; le renouvellement d'un abonnement dont la fin avait été programmée est rétabli quand c'est encore possible.

Par L-Consult. Avec un préavis de 3 mois, par e-mail aux propriétaires ; le Client est alors remboursé au prorata de la période payée d'avance (CGV). Sans préavis, en cas de manquement grave non corrigé dans les 15 jours d'une mise en demeure.

Après la résiliation.

• Les Données du Client sont conservées 30 jours. Pendant ce délai, les propriétaires et les administrateurs peuvent télécharger l'export complet de l'organisation (DPA, article 11).
• À partir du 30e jour, les Données du Client sont supprimées en entier, images comprises. La suppression est irréversible. Une donnée supprimée subsiste dans les sauvegardes 30 jours au plus.
• L'organisation Microsoft 365 du Client ne peut s'inscrire de nouveau qu'après la suppression complète de ses données ; avant, un propriétaire peut annuler la résiliation.
• La preuve de l'acceptation des textes (article 4.4) est supprimée avec les autres données.
• Le Client peut demander une attestation de suppression dans les 30 jours qui suivent la suppression (DPA, article 12).

Le Client retire lui-même le complément de son organisation Microsoft 365 et rétablit, si besoin, les signatures configurées dans Outlook. Il ne supprime l'application Inkmel de son annuaire Entra ID qu'après avoir exporté ses données : sans elle, il ne peut plus se connecter à la console.

15. Modification des CGU

L-Consult peut modifier les CGU. La nouvelle version est annoncée au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, par un e-mail de L-Consult aux propriétaires de l'organisation, et devra être acceptée par le Client dans la console pour continuer à utiliser le Service. Le Client qui la refuse peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur ; la part non utilisée d'une période payée d'avance lui est alors remboursée (CGV, article 8).

16. Divers

• Force majeure : aucune partie n'est responsable d'un manquement dû à un événement hors de son contrôle raisonnable, y compris une panne générale des services de Microsoft.
• Cession : L-Consult peut céder le contrat à une entité qui reprend le Service, en informant le Client.
• Références : L-Consult ne cite le nom ou le logo du Client comme référence qu'avec son accord écrit.
• Divisibilité : une clause nulle n'affecte pas les autres.
• Langue : les contrats sont rédigés en français. Si une traduction est fournie, la version française fait foi.

17. Droit applicable et litiges

Le contrat est soumis au droit belge. En cas de litige, les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Liège, dans lequel se trouve le siège de L-Consult, sont seuls compétents, en particulier le tribunal de l'entreprise de Liège, division Huy.