Conditions générales d'utilisation d'Inkmel (version bêta)

Version 0.9 du 24 octobre 2026 · entrée en vigueur le 24 octobre 2026

Version archivée, remplacée le 26 octobre 2026 par la version 1.0. Lire la version en vigueur.

1. Qui sommes-nous ?

Inkmel est un service de signatures d'e-mail pour Microsoft 365, édité par L-Consult srl (« L-Consult »), société à responsabilité limitée dont le siège social est situé Rue Sauvenière 12, 4530 Warnant-Dreye (Belgique), inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0612.967.942, RPM Liège, division Huy, numéro de TVA BE0612.967.942. Le siège social reçoit aussi le courrier.

Contact : contact@lconsult.be.

Inkmel est un produit indépendant. Il n'est ni édité, ni approuvé, ni soutenu par Microsoft. Microsoft 365, Outlook, Exchange Online et Entra ID sont des marques de Microsoft Corporation.

2. Définitions

• Service : Inkmel, c'est-à-dire le complément compatible avec Outlook, la console d'administration en ligne et l'API qui calcule les signatures.
• Client : l'organisation (société, association, administration…) qui inscrit son organisation Microsoft 365 au Service. Le Service est réservé aux professionnels et aux organisations : le Client agit à des fins professionnelles ou pour l'activité de son organisation, jamais en tant que consommateur.
• Administrateur : la personne qui inscrit le Client. Elle doit être administrateur général ou administrateur de rôle privilégié de l'organisation Microsoft 365 du Client.
• Membre : une personne qui a accès à la console pour le compte du Client, avec le rôle de propriétaire, d'administrateur ou d'éditeur.
• Utilisateur final : un collaborateur du Client dont les mails reçoivent une signature. Il n'utilise pas la console.
• Données du Client : les données que le Client confie au Service ou que le Service lit pour son compte (annuaire, champs personnalisés, modèles, images, données de l'entreprise).
• Bêta : la période d'essai du Service avec des organisations invitées par L-Consult, avant son lancement commercial. Ses règles propres figurent à l'article 18.
• Forfait : la formule choisie par le Client après la Bêta (Gratuit, Starter, Business, Pro ou sur devis). Les forfaits payants sont régis par les conditions générales de vente (CGV).

3. Objet et documents applicables

Les présentes CGU fixent les règles d'utilisation du Service par le Client, quel que soit son forfait, gratuit ou payant, essai et Bêta compris.

Le contrat entre L-Consult et le Client se compose, par ordre de priorité décroissante :

1. l'accord de traitement des données (DPA) et ses annexes, pour tout ce qui touche aux données personnelles ;
2. les CGV, pour un forfait payant (aucun forfait payant n'est proposé pendant la Bêta) ;
3. l'article 18 des présentes CGU (« Conditions de la bêta »), tant que dure la Bêta ;
4. les autres articles des présentes CGU.

La politique de confidentialité informe les personnes concernées ; elle ne fait pas partie du contrat.

Les conditions générales du Client ne s'appliquent pas, sauf accord écrit de L-Consult.

4. Inscription et acceptation

1. L'Administrateur se connecte à la console (https://admin.inkmel.app) avec son compte Microsoft 365 et inscrit l'organisation du Client.
2. Avant l'inscription, il accepte les CGU et le DPA au nom du Client en cochant les deux cases prévues. Il déclare avoir le pouvoir d'engager le Client. Les CGV ne sont pas acceptées à l'inscription : elles le sont à la souscription d'un forfait payant, sur la page de paiement.
3. Il accorde ensuite, dans l'écran de consentement de Microsoft, l'accès en lecture à l'annuaire (permissions User.Read.All et GroupMember.Read.All). Sans ce consentement, le Service ne fonctionne pas.
4. L-Consult enregistre la version des textes acceptés, la date et l'heure de l'acceptation, ainsi que les identifiants Microsoft de la personne qui accepte et de son organisation et son rôle d'administrateur. Ni son adresse IP ni son navigateur ne sont enregistrés. Cette preuve est conservée tant que l'organisation du Client existe dans le Service (voir l'article 14).

5. Description du Service

Le Service :

• synchronise chaque heure une partie de l'annuaire Entra ID du Client (nom, fonction, service, coordonnées professionnelles, groupes ; liste complète dans l'annexe 1 du DPA) ; les invités, les comptes externes et les comptes sans adresse ne sont pas synchronisés ;
• permet de créer des modèles de signature (éditeur par blocs ou HTML), de les publier et d'en garder l'historique ;
• permet, lorsque la fonction est disponible dans la console, d'importer une signature existante en la collant ou en déposant son fichier, pour en faire un brouillon de modèle ;
• permet d'ajouter des champs personnalisés par utilisateur (saisie ou import CSV) et de remplacer localement une valeur de l'annuaire ;
• héberge les images des signatures (logos, bannières, icônes, photos) ;
• attribue un modèle à chaque utilisateur selon des règles (tous, service, groupe, utilisateur) ;
• insère la signature dans les nouveaux mails, réponses, transferts et rendez-vous, grâce au complément déployé par le Client.

L'import d'une signature existante par e-mail n'est pas disponible pendant la Bêta (article 18.4).

Le Service ne lit jamais le contenu, les destinataires ni l'objet des mails envoyés par les Utilisateurs finaux.

Clients Outlook pris en charge : Outlook sur le web, nouvel Outlook pour Windows, Outlook classique pour Windows (version 2409 ou plus), Outlook pour Mac (nouvelle interface), Outlook pour iOS et Android, avec des boîtes Exchange Online. Les autres clients de messagerie, Exchange sur site, les boîtes partagées et le changement d'expéditeur ne sont pas pris en charge. Pendant la Bêta, certains de ces clients sont encore en cours de vérification (article 18.4).

L-Consult peut faire évoluer le Service. Une évolution qui supprime une fonction essentielle d'un forfait payant est annoncée au moins 30 jours à l'avance. Pendant la Bêta, l'article 18.4 s'applique.

6. Obligations du Client

Le Client :

• déploie lui-même le complément dans son organisation Microsoft 365 et prévient ses Utilisateurs finaux ; il sait que la signature configurée dans Outlook par chaque utilisateur est désactivée quand le complément insère la sienne ;
• choisit les Membres et leurs rôles, et retire l'accès d'une personne qui quitte l'organisation ;
• reste responsable du contenu de ses modèles, de ses images et de ses champs (droits d'auteur, droit à l'image, marques, mentions légales obligatoires, exactitude) ;
• vérifie le rendu de ses signatures, notamment chez des destinataires qui n'utilisent pas Outlook ;
• respecte la réglementation sur les données personnelles en tant que responsable de traitement (voir le DPA), notamment pour les photos de ses collaborateurs ;
• garde sous sa responsabilité les fichiers qu'il exporte (export CSV, par exemple).

Il est interdit :

• d'utiliser le Service pour envoyer ou faciliter des contenus illicites, trompeurs, d'hameçonnage ou de logiciels malveillants ;
• de tenter d'accéder aux données d'une autre organisation, de contourner les limites techniques ou de tester la sécurité du Service sans accord écrit de L-Consult ;
• de surcharger volontairement le Service (les limites de débit et les quotas de l'article 7 s'appliquent) ;
• de revendre le Service sans accord écrit de L-Consult.

7. Limites et quotas

Par organisation : 100 modèles, 50 champs personnalisés, 50 Membres, 1 000 images et 100 Mio d'images au total, images de 5 Mio au plus à l'envoi. Après la Bêta, le nombre d'utilisateurs actifs est limité par le forfait (voir les CGV). Des limites de débit protègent le Service : au-delà, la console demande de réessayer plus tard.

8. Disponibilité

L-Consult met en œuvre des moyens raisonnables pour que le Service soit disponible et rapide. L'objectif interne de disponibilité de l'API de signature est de 99,9 %. Il ne constitue pas un engagement contractuel : L-Consult ne s'engage sur aucun niveau de service (SLA) et ne doit aucune compensation en cas d'indisponibilité.

Le Service est conçu pour ne jamais bloquer la rédaction d'un mail : en cas de panne, le mail part sans la signature d'Inkmel.

Le Service dépend de Microsoft 365 (Outlook, Exchange Online, Entra ID, Microsoft Graph). L-Consult n'est pas responsable d'une indisponibilité ou d'un changement de ces services, ni des délais de déploiement de Microsoft (jusqu'à 24 heures, 72 heures après une modification).

Pendant la Bêta, une maintenance qui risque de gêner le Client lui est annoncée, quand c'est possible, par un e-mail de L-Consult aux propriétaires de son organisation dans la console.

9. Support

Le support est assuré en français par e-mail à support@lconsult.be, les jours ouvrables belges. L-Consult vise une première réponse dans un délai de 2 jours ouvrables ; ce délai est un objectif, pas un engagement contractuel.

L-Consult n'accède aux Données du Client que dans la mesure nécessaire au support ou à l'exploitation, selon les règles du DPA (article 5). Pendant la Bêta, le support se fait par e-mail et, si le Client le souhaite, par un partage d'écran qu'il lance lui-même (par exemple dans Microsoft Teams) ; L-Consult n'ouvre pas lui-même la console du Client.

10. Propriété intellectuelle

L-Consult reste titulaire du Service, de son code, de sa marque et des modèles de la galerie. Le Client reçoit, pour la durée du contrat, un droit non exclusif et non cessible d'utiliser le Service pour son organisation, et d'utiliser les modèles de la galerie dans ses signatures.

Le Client reste titulaire de ses Données, de ses modèles et de ses images. Il accorde à L-Consult le droit de les héberger, de les reproduire et de les transformer (ré-encodage des images, préparation du HTML) dans la seule mesure nécessaire au Service.

Les signatures et les images déjà envoyées dans des mails restent chez leurs destinataires, hors du contrôle de L-Consult.

11. Données personnelles

Pour les Données du Client, L-Consult agit comme sous-traitant et le Client comme responsable de traitement. Le DPA fixe les engagements de chacun.

Pour les données de ses propres relations avec le Client (comptes des Membres, preuve de l'acceptation des textes, support), L-Consult agit comme responsable de traitement : voir la politique de confidentialité.

12. Responsabilité

L-Consult est tenu d'une obligation de moyens.

L-Consult n'est pas responsable :

• du contenu des signatures, des modèles et des images du Client ;
• d'une signature absente, incomplète ou mal affichée chez un destinataire ;
• des dommages indirects : perte de chiffre d'affaires, de clientèle, d'image ou de données que le Client aurait pu sauvegarder.

La responsabilité totale de L-Consult, tous faits confondus, est limitée aux sommes payées par le Client à L-Consult pendant les 12 mois qui précèdent le fait générateur, ou à 1 000 euros si ce montant est plus élevé. Cette limite ne s'applique pas à la faute intentionnelle, à la fraude, ni aux cas où la loi interdit de la limiter.

13. Suspension

L-Consult peut suspendre l'accès du Client, après un avertissement sauf urgence, en cas de manquement grave aux présentes CGU (article 6), de risque pour la sécurité du Service ou d'autres clients, ou sur injonction d'une autorité.

Après la Bêta, un retard de paiement ou un dépassement du forfait suivra les règles des CGV : avertissement, délai de grâce puis mode dégradé, jamais de coupure brutale.

14. Durée et résiliation

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée à partir de l'inscription. Pendant la Bêta, l'article 18 (fin de la Bêta et fin anticipée) s'applique en priorité.

• Par le Client : à tout moment, par une demande écrite d'un propriétaire de l'organisation au support (la demande dans la console n'est pas encore disponible). Après la Bêta, un abonnement payant en cours se terminera à la fin de sa période (CGV) ; l'annulation d'un abonnement payant seule ne résiliera pas le contrat.
• Par L-Consult : avec un préavis de 3 mois après la Bêta (le Client est alors remboursé au prorata de la période payée d'avance, CGV), avec le préavis de l'article 18.9 pendant la Bêta, ou sans préavis en cas de manquement grave non corrigé dans les 15 jours d'une mise en demeure.

Après la résiliation : les Données du Client sont conservées 30 jours, puis supprimées en entier, images comprises ; la suppression est irréversible (voir le DPA, article 11). Pendant la Bêta, l'export complet et la réactivation dans la console ne sont pas encore disponibles : l'article 18.10 indique ce que le Client peut récupérer avant sa demande. La preuve de l'acceptation des textes (article 4.4) est supprimée avec les autres données.

Le Client retire lui-même le complément de son organisation Microsoft 365 et peut révoquer l'accès à l'annuaire dans Entra ID.

15. Modification des CGU

L-Consult peut modifier les CGU. La nouvelle version est annoncée au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, par un e-mail de L-Consult aux propriétaires de l'organisation dans la console, et devra être acceptée par le Client pour continuer à utiliser le Service. Le Client qui la refuse peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

16. Divers

• Force majeure : aucune partie n'est responsable d'un manquement dû à un événement hors de son contrôle raisonnable, y compris une panne générale des services de Microsoft.
• Cession : L-Consult peut céder le contrat à une entité qui reprend le Service, en informant le Client.
• Références : L-Consult ne cite le nom ou le logo du Client comme référence qu'avec son accord écrit.
• Divisibilité : une clause nulle n'affecte pas les autres.
• Langue : les contrats sont rédigés en français. Si une traduction est fournie, la version française fait foi.

17. Droit applicable et litiges

Le contrat est soumis au droit belge. En cas de litige, les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Liège, dans lequel se trouve le siège de L-Consult, sont seuls compétents, en particulier le tribunal de l'entreprise de Liège, division Huy.

18. Conditions de la bêta

Cet article s'applique tant que dure la Bêta. En cas de contradiction, il prévaut sur les autres articles des CGU, mais pas sur le DPA.

18.1 Accès à la Bêta

La Bêta est réservée aux organisations invitées par L-Consult. Seule une organisation Microsoft 365 que L-Consult a ajoutée à la liste des participants peut s'inscrire. L'invitation ne crée aucune obligation de s'inscrire.

18.2 Gratuité

Le Service est gratuit pendant la Bêta. Aucun moyen de paiement n'est demandé et aucune facture n'est émise. La console indique que la facturation en ligne n'est pas encore disponible. Aucune somme ne pourra être demandée pour la période de Bêta, même si le Client choisit ensuite un forfait payant.

Pendant la Bêta, le nombre d'utilisateurs actifs n'est pas limité. Les quotas de l'article 7 s'appliquent.

18.3 Durée

La Bêta commence le 2026-10-24. Elle dure jusqu'à son terme annoncé par L-Consult selon l'article 18.8. Elle dure en principe 3 mois, jusqu'au lancement commercial du Service ; cette durée est indicative.

18.4 Un service en cours de mise au point

Le Client sait que le Service est encore en mise au point et l'accepte :

• des fonctions peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées pendant la Bêta, sans le préavis de 30 jours de l'article 5 ; L-Consult prévient le Client par e-mail quand un changement modifie le comportement des signatures déjà en place ;
• l'insertion de la signature a été vérifiée en conditions réelles dans Outlook sur le web et le nouvel Outlook pour Windows ; sa vérification dans l'Outlook classique pour Windows, Outlook pour Mac et Outlook pour iOS et Android se poursuit pendant la Bêta ;
• ne sont pas disponibles pendant la Bêta : l'import d'une signature par e-mail, le paiement en ligne et les forfaits payants, la résiliation et l'export complet depuis la console, l'accès du support depuis la console ;
• le Service peut connaître des interruptions, y compris pour des maintenances non annoncées. En cas d'interruption, le mail part sans la signature d'Inkmel (article 8).

18.5 Pas d'engagement de niveau de service

Le Service est fourni pendant la Bêta en l'état : L-Consult ne s'engage sur aucun niveau de service (disponibilité, délai de réponse ou de correction). L'objectif de première réponse du support (article 9) reste un objectif. L'article 12 (responsabilité) s'applique.

Sauvegardes et reprise après un sinistre. Les données du Client sont sauvegardées deux fois par jour (DPA, annexe 2). Pendant la Bêta, L-Consult se fixe les objectifs suivants, sans engagement :

• en cas de sinistre, la perte de données est limitée aux 12 dernières heures au plus ;
• en cas de perte ou de corruption de la base de données ou de son stockage, L-Consult vise à remettre le Service en marche en 4 heures ;
• en cas de perte de l'ensemble des serveurs d'Inkmel, aucun délai de remise en marche n'est garanti pendant la Bêta, le temps de reconstruire l'hébergement ; les données restent restaurables à partir de la copie de sauvegarde gardée hors de ces serveurs, avec la même perte de 12 heures au plus.

Le Client garde la possibilité de revenir à tout moment aux signatures configurées dans Outlook, en désactivant ou en retirant le complément dans le centre d'administration Microsoft 365.

18.6 Retour d'expérience

L-Consult invite le Client à faire part de son expérience (difficultés, demandes, avis), par e-mail ou lors d'un court entretien, sans aucune obligation. L-Consult peut utiliser librement ces retours pour améliorer le Service, sans citer le Client (article 16, « Références »). Le Client évite d'y joindre des données personnelles de ses collaborateurs qui ne sont pas nécessaires (par exemple une capture d'écran d'une signature réelle : préférer un exemple fictif).

18.7 Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques reçues de l'autre pendant la Bêta (fonctions en préparation, problèmes rencontrés, informations sur l'organisation du Client) et ne les utilise que pour la Bêta. Cette obligation ne couvre pas une information déjà publique, ni une information qu'une partie doit communiquer en vertu de la loi. Elle dure pendant la Bêta et 2 ans après sa fin. Les Données du Client restent régies par le DPA.

18.8 Fin de la Bêta

1. L-Consult annonce la fin de la Bêta par e-mail aux propriétaires de l'organisation du Client, au moins 30 jours à l'avance.
2. L'annonce présente les forfaits et les prix proposés après la Bêta, la nouvelle version des CGU (et des CGV), et ce qu'il advient de l'organisation du Client s'il ne souscrit aucun forfait payant (par exemple : forfait Gratuit s'il y est admissible, fonctionnement réduit ou fin du Service).
3. Le Client choisit librement : souscrire un forfait payant, en acceptant les CGV sur la page de paiement ; rester au forfait Gratuit s'il y est admissible ; ou quitter le Service selon l'article 18.10.
4. Aucun passage automatique à un forfait payant : le Client ne paie rien sans avoir souscrit lui-même un forfait.

18.9 Fin anticipée

• Le Client peut quitter la Bêta à tout moment, sans frais ni justification, selon l'article 18.10.
• L-Consult peut mettre fin à la Bêta pour le Client, ou pour tous les participants, avec un préavis de 30 jours par e-mail aux propriétaires, ou sans préavis en cas de manquement grave du Client (article 6), de risque pour la sécurité du Service ou d'injonction d'une autorité.

18.10 Départ et sort des données

1. Un propriétaire de l'organisation du Client demande la fin du Service par e-mail au support. Avant cela, il peut copier ses modèles et exporter en CSV les valeurs saisies dans la console ; l'export complet de l'organisation n'est pas encore disponible.
2. Le Client retire le complément du centre d'administration Microsoft 365 et rétablit, si besoin, les signatures configurées dans Outlook. Il peut révoquer l'accès d'Inkmel à son annuaire dans Entra ID.
3. L-Consult enregistre la résiliation, la confirme par e-mail avec sa date, puis les Données du Client sont conservées 30 jours et supprimées en entier, images comprises (DPA, article 11). Une donnée supprimée subsiste dans les sauvegardes 30 jours au plus.
4. Une résiliation enregistrée ne peut pas être annulée, et la réactivation d'une organisation résiliée n'est pas proposée pendant la Bêta. L'organisation Microsoft 365 du Client ne pourra s'inscrire de nouveau qu'après la suppression complète de ses données.
5. Le Client peut demander une attestation de suppression dans les 30 jours qui suivent la suppression (DPA, article 12).